Hängt Projekterfolg von unserer Persönlichkeit ab?

Foto: Daniela Mayrshofer

Kennen Sie das? Sie ärgern sich immer wieder, weil andere Menschen durch ihr persönliches Verhalten verhindern, dass ihr Projekt so gut wird wie Sie selbst es sich vorstellen können. Da gibt es den Auftraggeber, der sich in jedes Detail einmischt ohne wirklich zuzuhören. Das kann aber auch eine Kollegin sein, die alles an sich reißt und dann zu gestresst ist, um die Dinge wirklich zu Ende zu bringen. Es gibt aber auch Menschen, die immer so schlecht organisiert sind, dass sie ihre Ergebnisse nie rechtzeitig liefern.

An diesen kurzen Beispielen wird deutlich: Projekterfolg hängt nicht nur von der fachlichen Expertise der Beteiligten ab, sondern auch von ihrem persönlichen Verhalten. Welches letztendlich, vor allem wenn es sich wiederholt, fast immer auf die eigene Persönlichkeit zurückzuführen ist. 

Um diese Erkenntnis für den Projekterfolg zu nutzen, könnte man sich vornehmen, das Verhalten der anderen immer besser zu beeinflussen zu wollen. Hierzu gibt es ja auch hinreichend Literatur und Fortbildungs-angebote. Leider ist das meistens Sisyphusarbeit, die bei den meisten Menschen nur begrenzt wirkt!

In stillen Stunden der Selbsterkenntnis stellen wir dann oft fest, dass auch wir selbst Teil des Spiels sind: Denn, wer den Projekterfolg im Blick hat, steht mit vielen Menschen im Kontakt, muss überzeugen und einfordern. Das gelingt nicht immer leicht und oft auch nicht, ohne sich unbeliebt zu machen. Abhängig von unserer eigenen Persönlichkeit reagieren wir dann sehr unterschiedlich: Manche Menschen werden in solchen Situationen hektisch, manche ziehen sich zurück, andere machen fortan alles nur noch selbst. Das hat dann meist Folgen, die selbst wiederum den letztendlichen Erfolg beeinflussen.

In der Regel ist es also lohnender sich um die Entwicklung der eigenen Persönlichkeit zu kümmern, als die anderen Menschen ändern zu wollen. Meistens gilt es, zunächst die Wechselwirkung zwischen dem eigenen Verhalten und den Projektergebnissen bewusster wahrzunehmen. Eigene Wahrnehmungs- und Handlungsmuster, die das Leben leicht oder schwer machen, zu erkennen und Möglichkeiten zur Veränderung zu entdecken. Ziel ist es immer frei zu werden, selbstbestimmt und flexibel handeln zu können.

Dabei hilft es, sich regelmäßig folgende Fragen zu stellen:

• Welche meiner persönlichen Kompetenzen und Eigenschaften helfen mir, die Projektziele zu erreichen?
• Wie beeinflusst mein eigenes Verhalten das Geschehen im Projekt? Was möchte ich daran verändern? Was soll bleiben?
• Welche persönlichen Stärken habe ich und wie kann ich sie besser nutzen?
• Wie reagiere ich typischerweise in für mich schwierigen Situationen? Welche inneren Überzeugungen stecken dahinter?
• Wie kann ich meine eigene Rolle im Projekt flexibler gestalten?
  
  

Am besten ist es, den Weg der beruflichen Selbsterkenntnis nicht alleine zu beschreiten, sondern „Sparringspartner“ möglichst außerhalb des direkten beruflichen Kontextes zu suchen, die einem auf diesem Weg der persönlichen Entwicklung unterstützen können. Das kann z.B. in einem Seminar zu Persönlichkeitsentwicklung sein, das kann aber auch eine Gruppe sein, die man regelmäßig trifft um sich auszutauschen. Weil sie oft eigene Interessen verfolgen, sind aus meiner Erfahrung direkte Kollegen oder Familienangehörige meist weniger geeignet.

Am Ende geht es darum die eigene Persönlichkeit so zu entwickeln und zu stärken, dass wir andere durch unser Vorbild beeinflussen und damit das Projekt zum gemeinsamen Erfolg werden zu lassen. Der Benediktinermönch Anselm Grün hat es in seinem berühmten Führungsbuch „Menschen führen – Leben wecken“ so beschrieben: „Wer führen will, muss sich selbst führen können. Er soll mit seinen eigenen Gedanken und Gefühlen, mit seinen Bedürfnissen und Leidenschaften zurechtkommen.“ und dass man durch die „Schule der Selbsterkenntnis“ gegangen sein müsse, bevor man andere Menschen führt. Besser kann man es nicht ausdrücken!

Zum Weiterlesen oder Hören: Das Buch von Anselm Grün

Seminar bei Daniela Mayrshofer: Persönlichkeit stärken und entwickeln

Ist Consens in Projekten die bessere Alternative?

© heike_hultsch

Projekte sind komplexe innovative Aufgaben, die in fachübergreifender Zusammenarbeit gelöst werden. Um gefundene Lösungen im Consens zu entscheiden, ist es notwendig, unterschiedliche Meinungen und Sichtweisen zu beleuchten und am Ende zu einem gemeinsamen Bild zu kommen. Das hilft auch den einzelnen Teammitgliedern neue Perspektiven und Erkenntnisse zu gewinnen. So wird es möglich, gemeinsam meist innovativere Lösungen zu ent-wickeln als sie von Einzelnen gefunden worden wären.

Wer neue Erkenntnisse und Perspektiven gewinnt erweitert seinen Horizont. Der notwendige, in vorhergehenden Beiträgen in meinem Blog beschriebene, schrittweise Prozess der Consens-Bildung dient nicht nur dem Projekt, sondern auch der persönlichen und fachlichen Qualifizierung und Weiterentwicklung von Personen und Gruppen. Damit ist er ein wichtiges Element einer lernenden Organisation. Das Gute daran ist, dass diese Qualifizierung kostenfrei durch die eignen Kollegen im Projekt erfolgt.

Wenn der Prozess der Consens-Bildung professionell und auf Augenhöhe geführt wird, trägt er dazu bei die Verantwortung auf das Team zu verteilen und Leitung zu entlasten. Das verhindert Fehlentscheidungen, die dadurch entstehen, dass sie auf der falschen Ebene aufgrund mangelnder Fachkenntnis oder persönlicher Präferenzen getroffen werden.

Dass die Consens-Bildung in Projekten auch ein Instrument der Demokratisierung ist, versteht sich von selbst ist. Hier können Verhaltensweisen eines konstruktiven Diskurses und geteilter Verantwortung in einer zeitlich begrenzten Aufgabe eingeübt werden, die in traditionellen konservativen Strukturen noch nicht möglich sind. In der beginnenden Ära von 
Management Y und agiler Führung kann dies ein entscheidender Erfolgsfaktor sein, junge Talente an die eigene Organisation zu binden und gestandenen Mitarbeitern die Gelegenheit zu geben neue Verhaltensweisen zu lernen. Gerade im beginnenden Zeitalter der Co-Creation und Collaboration zwischen sehr unterschiedlichen Organisationen führen traditionelle Entscheidungswege nicht mehr zu tragfähigen Ergebnissen.

Der Prozess der Consens-Bildung selbst trägt für die beteiligten Menschen viele emotionale „Leckerlis“, die ihr persönliches Wohlbefinden und am Ende auch die Bindung an die Gemeinschaft stärken. Die zuhörende Betrachtung aller Standpunkte wird als große Wertschätzung des eigenen Beitrags erlebt. Sie fördert das gegenseitige Verständnis und damit meist auch die Sympathie und den Zusammenhalt unter den Mitgliedern eines Projektteams.

Der wichtigste Vorteil Consens-Orientierter Projektarbeit ist jedoch eine nachhaltige und stabile Umsetzung der Projektergebnisse. Sie entsteht, weil alle wissen, vor welchem Hintergrund das Ergebnis entstanden ist und durch die Entscheidung selbst keine Verlierer und damit Widerstände produziert werden.

Erkenntnisse aus der Major Cities of Europe Conference 2015

In den letzten Tagen habe ich die Major Cities of Europe Conference im alten Hamburger Zollhaus besucht: 80% der Menschen werden zukünftig in Städten leben. Dabei wird es eine immense Herausforderungen sein, die Lebensqualität zu erhalten und knappe Resoourcen wie Raum, Wasser und Luft so zu nutzen, dass wir nachhaltig lebenswerte und gesunde Bedingungen haben. Die DIGITALISIERUNG UNSERER STÄDTE kann hier einen großen Betrag liefern, wenn wir sie sinnvoll vorantreiben.

Die Erfahrung vieler Städte zeigt, dass es bei ihrer Digitalisierung drei wesentliche Erfolgsfaktoren gibt: 

1. Angemessene Bürgerbeteiligng
2. eine klare Strategie
3. eine deutliche Verbesserung in der ressort- und organisationsübergreifenden Zusammenarbeit in Umsetzungsprojekten

Eine schöne Herausforderungen für alle, die pozessorientiert Projekte gestalten können!

The Concept of Lazy Consensus in Projects

Lazy Consensus means to assume common sense between people that are communicating until you learn that there is a dissent. You don`t discuss and approve a plan or a suggestion unless you get other signals or hints. That practice helps you to get on with your teamwork and not become inefficient because of endless discussions.

You can operate on lazy consensus if you are sure that there is no important dissent – but only if you are equally prepared to roll back as soon as a valid disaccord is raised.

If you identify dissent you should move to a concept of active consensus creation, sometimes even use techniques of conflict management.

To apply this concept you need some explicit or implicit rules:

·         Everybody can assume consensus unless anybody gives a signal of disagreement
(J: Nearly all human beings practice this procedure as long as they trust each other)

·         Anyone with serious concerns has to put them up for discussion. It´s not o.k. to do so in a hidden way.

·         We discuss each serious concern that arises before getting on with the meeting or work in an appreciative mode on eyelevel.

·         Silence indicates implicit consensus

It is important to consider the cultural background of all people involved, if you want to rely on these rules. A lot of cultures are not used to address concerns without the fear of loosing ones face. In that case, it’s crucial to give explicit instructions to be open and possibly confrontational, too.

To work in the mode of lazy consensus, it`s mandatory to create a culture of trust, appreciation, mindfulness, listening to each other and openness.

Approving these implicit rules will give the parties involved regular opportunities to detect and address dissent: ask for feedback from time to time with open questions.

The advantage of the concept of lazy consensus is that a group is always able to move forward: very quick, when there are no objections - and a little slower with a learning curve when there is a valid concern to be discussed. That usually saves a lot of time und prevents endless discussions - even if not everybody is able to express her specific opinion. It also helps avoiding resistance because of concerns from important stakeholders not being heard and considered.

You can even rely on this concept if formal and informal leaders, who dominate the decision making process, enjoy acceptance of a group. Assess regularly if that acceptance is, in fact, given.

Foto: © chalabala - Fotolia.com

3 Simple Steps to Create Consensus in Projects

In order to develop a good working atmosphere, get the necessary buy-in of all parties involved or simply make better decisions there is always a need of consensus in project teams.

Finding consensus is not only a thing of big decisions. Usually it´s a crucial point for each daily meeting and discussion: e.g. it`s important to find consensus on the agenda, goals and roles, about processes and products.

Of course you could apply a decision making process or complex conflict solving tools to each minor disagreement. But that costs a lot of time and is really annoying for all participants in the long run. In most cases of daily communication you can apply the “mode of dialog and lazy consensus”: in that case you assume consensus until you learn that there is a further disagreement.  

If you assume that there is any disagreement you should change to a “mode of clarification”. In this mode you stop arguing and change to ask questions and summarizing with the technique of active listening.

Use that simple scheme to create consensus:

1. Start with one single position (position A in my last post). Ask questions to understand the background of that opinion and summarize the argument through active listening. Ensure that everybody really understands that argument. In a lot of cases you will learn that there was only bad communication and no real disagreement. Therefore you can save the decision and move back to the mode of dialog and lazy consensus.
   
2. If the first position remains unaccepted invite another person to explain their probably opposing opinion (position B in my last post) and why exactly they can`t agree with that first position. Invite to ask questions in order to make sense of the new argument. Sometimes it´s necessary to understand two opposing positions when a solution appears without pressure. So save the solution and go back to the mode of dialog and lazy consensus.
   
3. If there are still opposing opinions, ask for the common ground of the different positions and summarize the common ground on which the opponents agree in a first step. Then look for differences and discuss only the differences. Invite all parties involved to be creative to bridge the gaps. Summarize one solution that would probably be the most accepted one and use another curve of that simple scheme if you don`t get an agreement.

If you were able to create consensus on that specific dissent: go back to the mode of lazy consensus. 

If you don`t succeed with this simple scheme you usually have to switch to more elaborate tools like a sophisticated decision-making process or conflict management.

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Why is it Difficult to Create Consensus in Projects?

An ideal project needs the consensus of all parties involved to create excellent results which are accepted and can be implemented in a sustainable way.

But why is it so difficult to agree to other opinions?

The reason is that every party has its own natural view on the topic of a project and therefore tends to prefer a solution that fits exactly to his own sight.

Let me give an example: A project team which aims to implement a new software solution to improve the customer relationship management of an online-shop of a medium sized company. Let us have a view on the different sights of the parties involved:

Let´s start with A, a sales representative and one of the future users of this software. He loves the old systems and the endless bypasses they created to optimize the performance of the system. He likes to get a system which is quite similar to the old one, just faster and without bugs.

Team member B is an expert of software development and would like to try out a complete new technology which is much easier to handle than the old one. Therefore he suggests a solution he got to know some weeks before on a trade fair. Fortunately he is quite sure that this solution is perfectly tailored to the needs of this project.

The accountant C has to care for the small budget and prefers an affordable standard solution.

D, the overall manager of the IT department goes for a product that minimizes the interfaces to other parts of the IT architecture and guarantees minimized maintenance costs.

Of course you can imagine what would happen if there are further parties involved in the project like the CEO or the customer helpdesk: they all bring their own views on a future solution!

The pattern of this project can be found find in almost every project: the interface of the different solutions that are recommended of the parties involved to a project use to be very small in the beginning of a project. So you regularly have two choices: find a person that takes the decision or try to find a team consensus. Regarding the sustainability of a solution the latter one should be the better choice, even if it seems to be much more exhausting.

If you plan to facilitate your team towards consensus you have to grow the interface of the different solutions step by step. It could be easier if you use different well-known communication skills like active listening, asking questions and visualization of common sense.

See also: https://www.youtube.com/watch?v=2C-2v99paQM&feature=youtu.be

Why Projects need Consensus to Succeed?

A project is by definition a highly innovative task which needs the collaboration of different experts to find a perfect solution.

If you take that definition serious,  it`s not necessary to create a project to solve a problem which could also be solved by a single function or person. And it`s not possible to create a perfect solution merely by the decisions of a single person, e.g. the project manger or the project sponsor. So you have to create consensus within a project team if you really want to create an optimal solution.

And there is a second reason to go for consensus in project work: nearly every solution you create in a project needs the acceptance of its stakeholders to be implemented. If you
don´t get acceptance, resistance will increase and you won´t get your solution implemented on a broad range. The better the acceptance of a specific solution is the better is the rate of successful implementation. There a rule of thumb, that a 80% solution with 100% acceptance will gain a much more higher implementation rate than a perfect 100% solution with a acceptance rate beneath 50%.

In my experience there are three steps in finding consensus within a project team and their stakeholders to get a perfect and accepted project result that can be implemented without resistance:

1. Get a mutual understanding between all parties involved about the initial situation of the problem or innovative field
2. Synchronize the plan how to find a solution
3. Find an agreement on a specific solution

You usually need a set of communication skills to facilitate the consensus building process on these three important steps. One simple trick is to ask a lot of questions instead of finding quick answers and solutions especially in the beginning of the project. If you ask questions, you support the parties involved to express their specific view and help the team to understand each other. And mutual understanding is the very first step to create consensus!

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