Gemeinsame Bilder als Schlüsselfaktor zum Projekterfolg

gemeinsame Bilder schaffen

Um in Projektteams optimal zusammenwirken zu können, sind Gespräche, Besprechungen und oft auch Workshops der Schlüssel zu hochwertigen Ergebnissen:

Auftragsklärungsgespräche, Fachgespräche, Klärungsgespräche, Wochentreffen, Lenkungsausschusssitzungen, Startworkshops, Anwenderworkshops, Ideenworkshops sind nur einige Beispiele. 

In solchen Situationen haben die Beteiligten die Aufgabe, ihr Wissen und Können so zusammen zu führen, dass optimale Resultate entstehen. Im Kontext prozessorientierter Projektarbeit nennen wir das „gemeinsame Bilder schaffen“.

Ein Beispiel macht dies deutlich: Die Mitglieder eines kleinen Projektteams haben die Aufgabe, gemeinsam eine Applikation für Kunden zu entwickeln. Beteiligt sind jeweils eine Person aus Marketing (A), Informationstechnik (B), Controlling (C) und einer externen Agentur (D), die die Applikation programmieren soll.

In diesem Bild repräsentieren die unterschiedlichen Farbbereiche A,B,C und D die unterschiedlichen Blickwinkel, die verschiedene Fachbereiche auf den möglichen Lösungsraum eines Projektes einnehmen. Jeder Bereich repräsentiert zu Beginn der Arbeit ausschließlich seine eigenen Probleme und Bedürfnisse. Die Überschneidung (∩ Schnittmenge) dieser Blickwinkel ist zu Beginn oft sehr gering.

Am Anfang des Projektes haben die Beteiligten meist sehr unterschiedliche Bilder, wie die gewünschte Applikation aussehen sollte, was sie leisten soll und vor allem was sie kosten darf. Wenn diese unterschiedlichen Bilder nicht geklärt und zu einer gemeinsamen Sichtweise zusammengefügt werden, versucht jeder, seine eigene Vorstellung zu realisieren. Die Beteiligten haben dann das Gefühl, dass sie nicht verstanden werden und laufen in unterschiedliche Richtungen.

Jede einzelne Funktion hat also die eigene Idee und Lösung im Kopf, die zunächst die individuelle Problemsicht repräsentiert und mit den Blickwinkeln der anderen Beteiligten zunächst nichts zu tun hat. Die Überschneidung der verschiedenen Sichtweisen ist zu Beginn eines Projektes oft sehr gering. Dadurch entstehen oft immense Reibungsverluste, die immer jede Menge an Geld, Zeit und Energie kosten und oft in vielen Fällen noch zu einem unzureichendem Ergebnis führen.

Um ein stimmiges gemeinsames Bild zu entwickeln, ist es notwendig, die Einzelperspektiven Schritt für Schritt zusammenzuführen und zur Überschneidung (∩ ) zu bringen, d.h. Bilder der beteiligten Partner kennen zulernen, zu verstehen und damit die eigene Perspektive zu erweitern. Das Marketing (A) und die externe Agentur (D) lernen in diesem Prozess z.B. vom Controlling(C) wie viel Geld wirklich zur Verfügung steht, die externe Agentur (D) von der internen IT (B), welche Technik genutzt werden kann und alle Beteiligten (A,B,C) von der externen Agentur (D) wie eine solche Applikation nach modernstem Standard aussehen sollte.

Erst nachdem alle Perspektiven verstanden sind, können unterschiedliche Positionen geklärt und verhandelt werden, sodass ein gemeinsames Zielbild entsteht. Qualitativ hochwertige und für alle Beteiligten tragbare Lösungen entstehen folglich erst, wenn diese Bilder sich zu einer gemeinsamen Sichtweise vereinen. Da in Projekten oft Menschen zusammenkommen, denen diese Aufgabe nicht in die Wiege gelegt wurde, ist es meist anspruchsvoll, dies sicherzustellen.

Möglich wird dies durch qualitativ hochwertige und systematische Moderation und Gesprächsführung. Es gilt, die Überdeckung der Sichtweisen durch Austausch und geschicktes Fragen Schritt für Schritt auszubauen.

In der Praxis funktioniert das jedoch oft nicht so, wie man es sich vorstellt. Das liegt in 90% aller Fälle daran, dass die Beteiligten nicht gelernt und geübt haben, Gespräche professionell zu führen und Meetings zielführend zu moderieren. Schnelle Lösungen und Rezepte aus der Literatur oder dem Netz können hier Anregungen bieten, helfen aber oft nicht weiter.

Eine klassische oder agile Projektmanagementausbildung sollte deshalb immer durch eine Ausbildung in systematischer Gesprächsführung und Moderation ergänzt werden.

Projekte brauchen Augenhöhe

Wer kennt das nicht? Sie werden als Experte oder Berater gebeten, an einem innovativen Vorhaben mitzuarbeiten und die Leitung des Projektes sagt Ihnen genau, was Sie zu tun haben. Wenn man in diesem Fall sicher ist, es selbst besser zu wissen, kann das ganz schön ärgerlich sein! Sie sollten wissen, dass Sie sich meistens zu Recht ärgern!

Wie kann das sein? Projekte sind per definitionem innovative Vorhaben, die in fachübergreifender Zusammenarbeit gelöst werden können. Konkret bedeutet das, dass jede einzelne Perspektive wichtig ist und nur gemeinsam die optimale Lösung entstehen kann. Und das funktioniert eben nicht, wenn sich eine der Perspektiven erhebt und über die anderen stellt!

Zwei kleine Beispiele aus meiner Beratungspraxis können dies verdeutlichen:

1. Die interne Personalentwicklung wird gerufen, dafür zu sorgen, dass ein neuer Prozess im Verkauf nachhaltig umgesetzt werden kann. Nach mehreren Gesprächen mit den betroffenen Verkäufern schlägt sie vor, einen Workshop durchzuführen und die Betroffenen ins Boot zu holen. Anstatt ihren Vorschlag anzunehmen (oder wenigstens auf Augenhöhe zu diskutieren), beschließt die Projektleitung, die Betroffenen lieber per Mail zu informieren, wie das neue Verfahren umzusetzen ist. Trotzdem wird die Personalentwicklung verantwortlich gemacht, wenn (aus ihrer Sicht berechtigte) Widerstände bei der Umsetzung entstehen.
2. In Flugzeug- oder Anlagenbauprojekten hat der Bereich „Zulassung“ die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass am Ende eine behördliche Abnahme erfolgt. Während das Projekt konstruiert und gebaut wird, erlebt ein solcher Experte, dass die Zulassungspolitik sich ändert und vorhandene Richtlinien strenger ausgelegt werden. Er warnt die Projektleitung und bittet seine Bedenken bereits in der Phase der Erstellung zu berücksichtigen. Aus Angst, nicht termingerecht liefern zu können, ignoriert die Projektleitung seine Einwände und baut weiter wie geplant. Überraschenderweise verweigert die Zulassungsbehörde kurz vor Auslieferung ihre Zustimmung, sodass erhebliche Mehraufwände entstehen und sogar noch eine Konventionalstrafe an den Kunden bezahlt werden muss. Wer wohl am Ende für diesen Verlust verantwortlich gemacht wird?

In beiden Fällen hätten durch eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe erhebliche Mehrkosten gespart und einiger Ärger verhindert werden können.

An dieser Stelle möchte gerne auf eine sehr inspirierendes Projekt hinweisen, das sich zum Auftrag gemacht hat, einen Film zu produzieren über „mutige Firmen und Mitarbeiter, die auf Augenhöhe und menschlich zusammenarbeiten - und die Arbeitswelt erfolgreich auf den Kopf stellen“. Das Projekt wurde über Crowdfunding finanziert und wird auf „Augenhöhe“ mit Menschen entstehen, die anderen in dieser Hinsicht als leuchtendes Beispiel dienen können:

http://augenhoehe.jimdo.com/mitmachen//