Einfach zurück ins Büro ?!

 

Viele von uns freuen sich darauf, endlich wieder regelmäßig ins Büro gehen zu dürfen. Andere haben sich an die veränderte Situation gewöhnt und möchten diese oder zumindest Teile davon nicht mehr missen.
Fast eineinhalb Jahre Homeoffice in der Pandemie haben uns und unser Arbeitsleben voraussichtlich für immer verändert:

• Arbeit aus dem Homeoffice wurde zur neuen Wirklichkeit, auch wenn sich das niemand vorher in diesem Ausmaß vorstellen konnte.
• Tradierte Arbeitszeitmodelle wurden oft ganz aufgelöst oder zumindest verändert.
• Prozesse der Zusammenarbeit wurden mit Hilfe von Videokonferenzsystemen, Kollaborationsplattformen und virtuellen Whiteboards digitalisiert und oft implizit neugestaltet.

Durch diese Erfahrungen im Lockdown haben sich Kund:innen an neue Arbeitsformen (z.B. virtuelle Beratung) gewöhnt und daraus oft sogar neue Bedarfe entwickelt.

Auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden haben sich verändert. Die meisten Menschen wünschen sich deutlich höhere Flexibilität für ihre Arbeitszeit und bei der Wahl des Arbeitsortes. Weitere Wünsche bezüglich der Ausstattung im Homeoffice oder der Neugestaltung der Büroarbeitsplätze sind gerade dabei neu zu entstehen.

Wer sich die genannten Entwicklungen vor Augen führt wird zur Erkenntnis kommen, dass es keine Rückkehr zur Normalität geben kann. Stattdessen sollte die sich veränderte Situation aufgegriffen und die Zusammenarbeit in unseren Teams neu justiert und weiterentwickelt werden.

Dazu wird Vieles neu ausgehandelt werden müssen und Entscheidungen getroffen werden, wie man zukünftig als Organisation und Team, aber auch mit Kund:innen und Partner:innen zusammenarbeiten möchte.

Wir haben 10 typische Fragestellungen identifiziert, die die Teams unserer Kund:innen jetzt typischerweise klären möchten:

• Wie flexibel können wir zwischen Homeoffice und Büro wählen?
• Wer kümmert sich um die Ausstattung im Homeoffice?
• Wie gestalten und dokumentieren wir unsere Arbeitszeit?
• Wie sorgen wir dafür, dass wir gesund bleiben?
• Wie sorgen wir dafür, dass wir ein echtes Team bleiben?
• Welche wechselseitige Transparenz brauchen wir, um dauerhaft produktiv zu bleiben?
• Auf welche Kollaborations-Tools wollen wir auf Dauer setzen?
• Welche neuen Standards brauchen wir in welchen Prozessen?
• Wie sieht unser Führungsmodell aus?
• Welche (neuen) Angebote können und wollen wir unseren Kund:innen machen?

Viele dieser Fragen sehen vielleicht auf den ersten Blick so aus als wären sie bereits klar oder zumindest implizit geklärt. Meistens ist das jedoch nicht der Fall, sodass die damit verbundene Unklarheit sich auf Dauer negativ auf Atmosphäre und Zusammenarbeit auswirkt.

Am Thema Führungsmodell sei das kurz exemplarisch erläutert:

Vor der Pandemie war den Mitarbeitenden in den meisten Fällen klar, welche Kultur der Zusammenarbeit in ihrem Team angesagt ist und was sie von ihrer Führung erwarten konnten. Die Prozesse der Führung und Zusammenarbeit waren mehr oder weniger eingespielt und wer neu dazu kam, wurde von seinen Kolleg:innen unterstützt, möglichst schnell „Stallgeruch anzunehmen“.

Während der Pandemie war vor allem Ausnahmesituation und damit so viel Selbstorganisation wie möglich gefragt. Jede Person hat das Beste getan, das möglich war, die meisten haben viel zu viel gearbeitet und die Vorgesetzten waren einfach nur froh, wenn dennoch alles funktioniert hat.

Bei der Rückkehr in die neue Normalität stellen sich jetzt viele Fragen neu: Will man zurück auf die Zeit vor Covid, will man die gewonnene Freiheit zur Selbstorganisation ganz- oder teilweise beibehalten oder sogar weiterentwickeln? Plötzlich will hier Personal- oder Betriebsrat doch wieder ein Wörtchen mitreden und die Frage nach den von Gesetzgebenden angeordneten Rahmenbedingungen wie die Arbeitszeitverordnung werden wieder relevant. Diese Fragen wollen beantwortet sein!

Jede Führungskraft und jedes Team sollte deshalb die offenen Fragen sammeln und sie systematisch bearbeiten. Dabei ist es wichtig, zu beachten, dass kein Team alle Fragen auf einmal umsetzen kann und es sich hier um einen erneuten Changeprozess handelt, der Chancen und Risiken beinhaltet.

Wie genau dies funktioniert, verrate ich im nächsten Beitrag. Gerne stehen wir auch zuvor mit Rat und Tat zur Seite, entwerfen einen für Sie maßgenschneiderten Prozess und unterstützen Sie als agile Coaches in diesem Vorhaben.

Sollen Projektleiter:Innen ein Tagebuch führen?

Die meisten Projektleiter:Innen, die ich als Coach unterstütze, lieben ihren Job und finden ihn gleichzeitig recht anspruchsvoll und anstrengend. Einige von Ihnen leiden unter der schieren Arbeitslast, andere unter der Vielzahl der oft widersprüchlichen Ansprüche. Manche kämpfen mit dem Gefühl, die Projektmitarbeiter gerne mehr unterstützen zu wollen, als dies bei der Vielzahl der Aufgaben möglich ist.

Sich in dieser Situation immer wieder zu fokussieren und gleichzeitig persönlich weiter zu entwickeln ist hier das Gebot der Stunde. Eine gute Möglichkeit, dies zu unterstützen, ist das „Journaling“.

Journaling ist eine Methode, die das scheinbar altmodische Tagebuchschreiben reaktiviert und modernisiert, da es deutlich kürzer (z.B. 5 Minuten) ist und mit innerer Achtsamkeit verbunden wird. Sie hilft, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren und das eigene, meist emotionale Lernen gleichmäßig voranzutreiben. Damit unterstützt es die Fähigkeit zur Selbstreflexion und befördert die eigene emotionale Intelligenz, die als Schlüsselkompetenz für Project Leadership zu sehen ist.

Wie geht es?

Wer es gerne ausprobieren möchte, sollte dies unbedingt mit Papier und Stift tun und nicht elektronisch. Die damit verbundene sinnliche Erfahrung befördert nämlich die Kreativität und verankert gleichzeitig das Geschriebene im eigenen Gehirn und Körper. 

Zu Beginn der Übung wird eine zu den eigenen Zielen passende Frage gestellt, die immer dazu beitragen sollte, den Blick auf die positiven und wichtigen Aspekte der eigenen Entwicklung zu richten, wie z.B.:

• Wofür bin ich meinen Kollegen dankbar?
• Was ist heute wirklich wichtig?
• Wie hätte ich eine bestimmte Situation besser gestalten können?
• Was genau könnte mein Gegenüber wirklich bewegen?
• Was habe ich heute dazu gelernt?
• Welche meiner persönlichen Werte sind davon betroffen?

Gestartet wird immer mit einem Moment des Innehaltens und Durchatmens. Wer Übung in Meditation hat, kann sich in den Zustand innerer Achtsamkeit begeben. Dann wird alles unzensiert aufgeschrieben, was zu der ausgewählten Frage durch Kopf und Bauch geht. Genau am Ende der geplanten Zeit (z.B. 5 Minuten) wird das Aufschreiben gestoppt und das Geschriebene noch einmal bewusst durchgelesen. Beim nachfolgenden Lesen wird einem oft vieles klarer und kann anschließend seine Wirkung entfalten. 

Welche Tipps habe ich dazu?

Wer unsicher ist, ob dies eine gute Methode ist, sollte sie einfach ein paar Mal ausprobieren und dann entscheiden, ob es wirklich hilfreich ist.

Weil die Gefahr besteht, den Blick aufs Wesentliche zu verlieren, sollte die gewählte Zeit unbedingt eingehalten werde.

Der Erkenntnisgewinn aus dem geschrieben steigt erheblich, wenn das Schreiben mit innerer Achtsamkeit verbunden wird.

Wenn diese Methode gefällt, kann es hilfreich sein, sich ein kleines Notizbuch zulegen. Damit lassen sich mittelfristige Entwicklungen eher nachvollziehen.

Ein sinnlicher Mensch freut sich über ein ansprechendes Notizbuch und einen Stift, der gut in der Hand liegt und in der eigenen Lieblingsfarbe schreibt.

 

 

Project Leadership leicht gemacht – 10 Wege zu mehr Leichtigkeit im Projekt

Bild: Christine Sponchia

Eine gewisse Leichtigkeit zu besitzen, ist für die meisten Projekte ein zentraler Schlüssel zum Erfolg: Nur was sich leicht anfühlt, macht Freude. Leichtigkeit erzeugt Motivation und damit Flow.

Die Suche nach Leichtigkeit beginnt dabei wie immer bei der eigenen Person: Wenn wir unsere eigene Wahrnehmung für Leichtigkeit entwickeln und selbst leichter werden, überträgt sich das auf unsere Kollegen und Teams und wir können auch andere bei der Suche nach Leichtigkeit unterstützen. 

Nachfolgende Tipps können den Weg zu mehr Leichtigkeit weisen:

Schwere wahrnehmen und als Ausgangspunkt nutzen

Der Weg zu Leichtigkeit beginnt damit, mit sich selbst und seinem Team achtsam zu sein und überhaupt wahrzunehmen, dass es anstrengend wird und der freie Fluss der Dinge blockiert ist. Viele Menschen spüren das körperlich, wenn sie regelmäßig innehalten und darauf achten: Das können z.B. Kopfschmerzen sein, verspannte Schultern, ein flacher Atem oder Symptome in dem Bereich des Magens. Sich regelmäßig Zeit zu nehmen und dieses wahrzunehmen ist der erste Schritt ohne den die nachfolgenden Schritte gar nicht stattfinden können.

Bewegung ermöglichen

Anstrengende Situationen entstehen oft indem etwas zu starr oder zu eng geworden ist. Das kann ein zu eintöniges und langes Meeting sein, ein Thema an welchem man sich festgebissen hat oder auch Regeln, die einem zu sehr einengen. Bewegung bedeutet immer, die Dinge wieder in Fluss zu bringen. Diese Bewegung kann rein körperlich sein wie z.B. ein Ortswechsel, Aufstehen und frische Luft einlassen. Oft ist es aber auch die mentale oder geistige Bewegung, die die Sache leichter macht: ein Perspektivwechsel, ein ganz anderer Weg oder ein neuer Blick auf die Dinge.

Leichtigkeit bewusst suchen

Wichtig ist es immer wieder mit aller Achtsamkeit nach leichteren Wegen zu suchen. Dabei helfen folgende Fragen, die immer dann zu stellen sind wenn es schwer und anstrengend wird:

•     was ist leichter?
•     was ist freier?
•     was ist angenehmer?
•     was ist weniger?
•     was ist lockerer?
  

Wahrnehmen statt beurteilen

Eine der wichtigsten Faktoren für unsere Anstrengung ist die Neigung alles und jeden ständig beurteilen zu müssen. Das fängt an, uns selbst ständig kritisch zu hinterfragen, aber auch andere ständig beurteilen zu müssen, ob das was sie tun aus unserer Sicht richtig ist. Hier einfach bei der Wahrnehmung zu bleiben und die eigene Beurteilung nicht immer als die Wahrheit anzuerkennen, erfordert regelmäßige innere Achtsamkeit und mentales Training. Wenn wir es schaffen, positiv und freundlich auf das zu schauen, was geschieht, entsteht bei allen Beteiligten eine gute Stimmung an damit Leichtigkeit und Freude am Tun.

Spielen statt arbeiten

Manchmal ist es hilfreich, an große Aufgaben eher spielerisch und experimentell heranzugehen anstatt gleich die perfekte Lösung zu suchen. Wie bei Kindern entsteht durch einen spielerischen Zugang Freude am Entdecken und sich gemeinsam weiterzuentwickeln. Sich dabei von der Freude leiten zu lassen und sich gegenseitig die Bälle zuzuwerfen ist immer ein guter Rat.

Geschehen lassen statt Bemühen

Jeder von uns kennt das Gefühl, dass gute Dinge einfach passieren, dass sie einem Zu-fallen. Das passiert vor allem, wenn die eigenen Kanäle offen sind für neue Ideen und Lösungen. Im Projekt bedeutet das, darauf zu Vertrauen, dass auch im Umfeld des Projektes Menschen sind, die Verantwortung übernehmen und Ideen haben anstatt alles selbst lösen zu müssen.

Einschränkende Faktoren beseitigen

Flow entsteht, wenn Menschen im richtigen Korridor ihrer Möglichkeiten arbeiten. Dabei kann eine Überforderung Angst erzeugen und eine Unterforderung Langeweile. Beides ist ermüdend und schwer. Dafür zu sorgen, dass Aufgaben, die man sich selbst und anderen stellt, den richtigen Zuschnitt in Menge und Qualität haben, ist ein somit ein wichtiges Element leichter Projektarbeit.

Pausen machen

Das Einfachste wird oft vergessen: Regelmäßig echte Pausen zu machen und sich dabei wirklich Zeit zu nehmen, sich zu regenerieren. Das kann damit anfangen, in langen Sitzungen regelmäßig Erfrischungspausen einzulegen und endet mit dem rechtzeitigen Feierabend und Wochenende auch wenn es immer noch etwas zu tun gäbe.

Dankbarkeit sein

 

Ich persönlich habe festgestellt, dass fast der wichtigste Faktor für Leichtigkeit ist, wertschätzend und dankbar zu sein, für die vielen positiven Dinge, die wir in unseren Projekten erleben und schaffen. Anfangen sollten wir dabei immer bei uns selbst, sodass es im zweiten Schritt auch auf unsere Kollegen und Projektpartner übertragen kann.

Üben und Erfahrungen sammeln

Leichtigkeit befördern ist eine Kunst, die wie in der Musik oder im Sport der regelmäßigen Übung bedarf. Diese Übung fängt dabei immer im eigenen Kopf und im eigenen Körper an. Sich regelmäßig Zeit für einen innere Einkehr und Reflexion zu nehmen ist dabei der zentrale Schlüssel zum Erfolg.

Ich wünsche allen, die versuchen den Weg der Leichtigkeit zu gehen gutes Gelingen. Erzählt mir gerne wie es Euch bei der Umsetzung dieser Tipps gegangen ist.