Überraschende kulturelle Chancen in Online-Meetings

Bild: Screenshot von #corona-Spezial | Das Online-Orchester #6: https://www.youtube.com/watch?v=6n5i99cUUh0

(Autoren: Daniela Mayrshofer und Kai Milkereit)

Was noch vor wenigen Wochen digitalen Nomaden oder Offshore-Kollegen in Niedriglohnländern vorbehalten war, entfaltet sich in Zeiten des Homeoffice gerade in seiner vollen Wucht direkt in unseren Wohnungen: Die Macht der Digitalisierung unserer Zusammenarbeit. Sie bringt eine Menge Nachteile mit sich, von denen viele von uns ein Lied singen können. Gleichzeitig eröffnen sich aber auch Chancen, die wir in Zukunft nutzen sollten.

In persönlichen Meetings schätzen die meisten von uns die spürbare körperliche Nähe unserer Gesprächspartner. Die äußere Erscheinung, das Verhalten im Raum, Mimik und Gestik helfen uns, schnell und treffsicher miteinander umzugehen. Der Ausdruck von Gefühlen, die wir mit etwas Empathie nachempfinden können, hilft uns Themen zu klären. Und wer sein Verhalten auf andere Menschen im Raum einstellen möchte, versucht “zwischen den Zeilen zu lesen“.

Dieses, oder das meiste, fällt in Online-Meetings oder Videokonferenzen weg - was uns einer Menge der Mittel beraubt, mit denen wir im analogen Leben wirksam sind. Was sind Vorteile, die diese Nachteile aufwiegen, und welche überraschenden kulturellen Chancen sehen wir in Online-Meetings?

Online-Kollaboration bringt eine Menge wirtschaftlicher Vorteile, (z.B. die Ersparnis von Zeit, Wege- und Reisekosten). Das ist bereits hinlänglich bekannt, aber wird nun mit jeder neuen Erfahrung ausgebaut werden. Auch wenn dadurch in dieser Krisenzeit Unternehmen in der Reisebranche leider doppelt hart getroffen werden.

Wenn Ort und Wege keine Hürden mehr sind, können plötzlich Menschen (z.B. Bewohner ländlicher Räume oder Menschen mit zu pflegenden Angehörigen), die vorher ausgeschlossen waren, an Online-Meetings und Konferenzen teilnehmen. Dieses Phänomen werden Nichtbetroffene wahrscheinlich unterschätzen - und wirklich zum Tragen kommt es, wenn Homeoffice flächendeckend stattfindet. In Zeiten von Fachkräfte Mangel sind das gute Aussichten.

Gleichzeitig erlaubt uns die Technik Gestaltungselemente zu verwenden, die im realen Raum so nicht möglich sind. So können z.B. alle Meinungen exakt zur selben Zeit „gepostet“ werden, sodass es ein zunächst jungfräuliches Bild der Ausgangsmeinungen gibt.

Dass durch diese und einige andere Phänomene viele kulturelle Aspekte im virtuellen Raum geradezu befördert werden, ist selbst für Menschen,wie uns bei Consensa, überraschend und erfreulich zugleich.

Drei Beobachtungen möchten wir hier exemplarisch für andere Erkenntnisse nennen: 

1. Die Teilnehmer begegnen sich auf Augenhöhe und hören besser zu

In einer Videokonferenz (z.B. mit Skype oder Zoom) gibt es viele der oben beschriebenen Signale nicht. Es gibt keine sichtbare und körperlich spürbare Hierarchie im „Raum“. Die Bilder der Teilnehmenden sind alle gleich groß und werden in beliebiger Reihenfolge angezeigt. Die gegenseitige Wahrnehmung beschränkt sich auf Sprache und bestenfalls die Mimik, sofern sie denn ausreichend klar übertragen wird. Das hat den Vorteil, dass gewohnte Rituale der Über- und Unterordnung nicht unterstützt werden.

Jede*r, der oder die spricht, muss das Mikro anstellen. Vielleicht muss sie oder er sich melden und kann nicht einfach dazwischenreden, je nach Handhabung der Moderation. Weil das Sprechervideo in den meisten Videokonferenztools hervorgehoben wird, kann man sehen, wenn jemand anderes zum Sprechen anhebt, welches  nach unserer Erfahrung Höflichkeit deutlich befördert. Es gelingt oft besser, sich wirklich zuzuhören, auch weil man der Sprecher*in scheinbar direkt in die Augen sehen kann. Und - vorausgesetzt man ist selber durch die individuelle Situation im Home-Office nicht abgelenkt -geschieht im Online-Meeting viel weniger Ablenkung durch andere Menschen und Ereignisse im Raum.

Wenn wir den Bildschirm nicht für die Videos der Teilnehmer nutzen, sondern Kooperationstools, wie z.B. die gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Google-Docs oder kollaborative Visualisierungstools, wie z.B. Miro nutzen, erleben wir unerwartete positive Effekte. Bei vielen Menschen sinkt die Hemmschwelle, sich aktiv einzubringen, stark. Verglichen mit persönlichen Meetings am Tisch oder im Kreis, ist es in solchen Online-Meetings sehr viel einfacher, (Mikro-)Initiative zu ergreifen und z.B. Kommentare in ein Dokument zu schreiben oder Post-Its auf ein Board zu heften. Sich nicht erst persönlich bemerkbar machen und sprachlich durchsetzen zu müssen, macht vieles einfacher. Wenn alle Teilnehmer das Whiteboard gleichzeitig bedienen können, fördert das die Eigeninitiative, mehr Vorschläge finden Gehör und das Tempo schwingt sich auf das Maß der Gruppe ein. So haben wir z.B. bei der Erarbeitung von Story Maps mit der Visualisierung in Miro sehr viel leichter umfassende und präzise Ergebnisse erhalten, als wir das aus moderierten analogen Workshop kennen.

2. Transparenz und Klarheit kann sehr viel besser unterstützt werden

Durch die Möglichkeit in Videokonferenzen den Bildschirm zu teilen, werden Informationen unserer Erfahrung nach sehr viel schneller sichtbar gemacht, als das in Präsenz-Konferenzen der Fall ist. Wenn alle Beteiligten ihren Bildschirm teilen können, können Aussagen mit einem Dokument untermauert werden und so manche Frage direkt und gemeinsam geklärt werden, indem man z.B. eine zitierte E-Mail gemeinsam liest. Dadurch können relevante Zahlen, Daten und Fakten sehr viel schneller transparent gemacht werden und schnellere und präzisere Entscheidungen getroffen werden. Das bringt Tempo und fördert das wechselseitige Vertrauen.

In analogen Meetings erstellen wir die Dokumentation der Ergebnisse oft simultan zu den Diskussionen an einem Flipchart oder an einer Moderationswand. Das verlangt viel Übung und Erfahrung, um „schnell nebenbei“ ein für alle lesbares Protokoll zu erstellen. In Online-Meetings kann dazu eine für den jeweiligen Zweck geeignete Software genutzt werden. Eine Teilnehmer*in schreibt mit und macht die Mitschrift anschließend per Bildschirmfreigabe für alle transparent. Verbesserungen können direkt besprochen werden.

Solche Iterationsschleifen bringen nach unserer Erfahrung neben einem akzeptieren Protokoll und besser im Gedächtnis gespeicherten Ergebnissen noch ein weiteres interessantes Potenzial: Wenn nach einer langen Diskussion ein sehr „übersichtliches Ergebnis“ notiert wird, kann dieses gemeinsame Erlebnis in einer Retrospektive am Ende des Meetings sofort aufgegriffen werden.

Sofern das Meeting der Sammlung von vielen Beiträgen dient, zum Beispiel zur Ideenfindung, bieten sich gemeinsame Boards an, die von allen Beteiligten gleichzeitig bedient werden können. Damit entsteht eine schnelle Übersicht der Beiträge für alle und die Dokumentation im Anschluss entsteht mit wenigen Mausklicks.

Und last but not least lassen sich Online-Meetings (natürlich nach Absprache) unkompliziert aufzeichnen, sodass wir die Inhalte leicht für Menschen nachvollziehbar machen können, die nicht dabei waren.

3. Konflikte online klären kann sogar einfacher sein

Die überraschendste Erkenntnis für uns war aber die Erfahrung, die eine Kollegin aus Ihrer Rolle als Mediatorin bei der Klärung von Konflikten berichtet hat: Die körperliche Distanz hilft immens, Emotionen zu zügeln und Impulse zu kontrollieren.

So war es bei der Mediation eines Konfliktes im Vorstand eines Sozialunternehmens den Beteiligten durch eine Pause an der richtigen Stelle sehr viel einfacher möglich, auf eine sachliche Ebene zurückzukehren als dies in einer Live-Situation der Fall gewesen wäre. Bild und Ton wurden abgestellt und alle Beteiligten hatten die Möglichkeit sich kurz im eigenen persönlichen Umfeld zu beruhigen und innerlich neu aufzustellen. In einer analogen Pause hätte man sich dennoch gesehen und damit „aufgeregt“, ohne ausreichend Abstand zu gewinnen.

Die oben beschriebene Augenhöhe in Online-Zusammenkünften hat die Klärung sicher auch stark unterstützt.

Persönlich hilfreich empfand unsere Kollegin, dass sie zwar die Befindlichkeit der Teilnehmer an ihrer Mimik erkennen und darauf reagieren konnte, die Emotionen aber viel weniger „ansteckend“ waren, als dies ohne diese räumliche Distanz möglich gewesen wäre. Eine Telefonkonferenz dagegen hätte deutlich mehr Raum für Interpretationen gelassen, was in einer solchen Konfliktsituation eher hinderlich gewesen wäre.

Perspektive

Die Welt der Online-Zusammenarbeit wird sicher nicht mehr auf den Zustand vor der Corona-Krise zurückkehren. Als Wissens- und Büroarbeiter werden wir uns mit Sicherheit auf hybride Formen der Zusammenarbeit einstellen müssen: teilweise im Homeoffice, teilweise im Büro: unterschiedlich von Person zu Person, abhängig von den eigenen Rahmenbedingungen und sozialen Bedürfnissen.

Jetzt liegt es an uns, diesen Zustand zu umarmen und ihn zur Gestaltung einer positiven Zukunft zu nutzen. Dazu werden wir unsere Methoden der Moderation auch im virtuellen Raum weiter entwickeln und Prozesse der Online-Zusammenarbeit von Monat zu Monat professionalisieren.

Unserer Erfahrung nach, sind wir als Gesellschaft gerade dabei zu entdecken, welche neuen Chancen und besonderen Mehrwert uns virtuelle Meetings liefern können. Sie bieten eine Menge Raum für die aktive und bewusste Gestaltung der Remote-Zusammenarbeit, sodass sie in sehr kurzer Zeit eine wertvolle Ergänzung von Live-Veranstaltungen und Workshops werden können, die weit über eine einfache Videokonferenz hinausgehen.

Hybrides Projektmanagement – brauchen wir ein Metamodell?

In letzter Zeit werde ich immer häufiger von unseren Kunden gefragt, ob hybrides Projektmanagement sinnvoll sei. Ob man damit zu erfolgreicheren Projekten komme und wie man den optimalen Methodenmix findet?

Zunächst möchte ich auf einen für mich wesentlichen Unterschied der beiden zentralen Ansätze aufmerksam machen: Agile Methoden stellen den Kundennutzen, die schnelle Lieferung und die Flexibilität in der Priorisierung von Teilergebnissen in den Mittelpunkt ihrer Überlegungen. Das klassische Projektmanagement fokussiert das Projektobjekt, das, wie z.B. im Anlagenbau, mit möglichst hoher Sachkenntnis detailliert beschrieben, geplant und punktgenau geliefert wird.

Welche Methode eignet sich im Projektmanagement?

Die beste Methode oder den richtigen Mix zu wählen ist einfach und kompliziert zugleich: Einerseits war es schon immer sinnvoll, die Vorgehensweise an das Projekt anzupassen und nicht umgekehrt. Andererseits erfordert es aber fundierte Kenntnisse der einzelnen Methoden und die Fähigkeit auf der Metaebene zu denken, wenn der Einsatz einzelner Methoden sinnvoll kombiniert werden soll.

Bei Consensa hilft uns dabei der selbst entwickelte Ansatz des prozessorientierten Projektmanagements, der aus meiner Sicht die passenden Fragen für projektspezifische Überlegungen liefern kann. Er bietet unter anderem das Metamodell der vier Prozessebenen in der Projektarbeit. Mit dessen Hilfe lassen sich zunächst die richtigen Fragen stellen, um dann den jeweils passenden Ansatz fürs eigene Projekt auszuwählen:

Produktentstehungsprozess

Die zentrale Aufgabe dieser ersten Prozessebene ist es, Ergebnisse zu liefern, die nachhaltigen Nutzen generieren:

• Wie sorgen wir für die optimale fachliche Qualität der Projektergebnisse?
• Wie werden Anforderungen definiert und wer ist daran beteiligt?
• Wie werden Änderungserfordernisse berücksichtigt?
• Wie wird sichergestellt, dass das Projektteam alle erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten hat?
• Wie und zu welchem Zeitpunkt werden die Ergebnisse abgenommen?

In mehr als 30 Jahren Projektarbeit habe ich viele Beispiele erlebt, in denen die eigentliche Qualität der Projektergebnisse sehr schnell aus dem Augenmerk geriet und im Laufe der Bearbeitung Termin und Kosten sich immer stärker in den Vordergrund drängten.

Die agile Arbeitsweise stellt hier den Kundennutzen in den Vordergrund. In schnellen Lieferzyklen werden direkt nutzbare Teilergebnisse geliefert, überprüft und im besten Fall gleich eingesetzt. Das hilft enorm, um auf das Wesentliche fokussiert zu bleiben. Andererseits spielt die Expertise des Lieferanten und der dazugehörigen Experten (z.B. Prüfingenieure) in klassischen Vorgehensweisen eine deutlich zentralere Rolle. Das kann in sehr komplexen und sicherheitsrelevanten Projekten, wie z.B. dem Anlagenbau, eine große Rolle spielen.

Die einzelnen Schulen beantworten also die oben genannten Fragen sehr unterschiedlich.Folglich ist projektabhängig zu beurteilen, was hier der beste Weg sein kann. So kann z.B. eine genaue technische Spezifizierung im Anlagenbau deutlich sinnvoller sein, als in der Entwicklung einer Website, in der die Flexibilität eines agilen Product Backlogs große Vorteile bringt.

Projektplanungs- und Controllingprozess

Auf dieser Ebene geht es im Wesentlichen um die Frage, in welcher Bearbeitungslogik das Projekt durchgeführt und wie der Fortschritt beurteilt wird.

• Können wir iterativ (agil) arbeiten oder brauchen wir klar abgegrenzte Phasen?
• Wie detailliert und wie vorausschauend müssen einzelne Aufgaben geplant werden?
• Können wir in festen Blöcken (Sprints) arbeiten oder müssen wir die Aufteilung der Zeitschiene von benötigten Ergebnissen abhängig machen?
• Wie stellen wir fest, ob wir zeitlich und kostenmäßig im Budget bleiben?

Meiner Erfahrung nach ist die Frage nach dem richtigen Vorgehen noch komplexer als die Frage „agil oder klassisch“? Stattdessen sollten funktionale Kriterien berücksichtigt werden, wie z.B. diese: Ist es sinnvoll Teilergebnisse zu nutzen? Wie kann die Akzeptanz der Beteiligten am ehesten sichergestellt werden?

Die Entscheidungen für den richtigen Mix können nur abhängig von der Art des Projektes, der Verfügbarkeit des Projektteams und seiner Einbettung in den Kontext eines Unternehmens und seiner Partner gefällt werden. In vielen Projekten kann die Bearbeitungslogik auch abschnittweise oder in Teilaspekten eines Projektes variiert werden.

Teamentwicklungsprozess

Der Teamentwicklungsprozess hilft, eine optimale Zusammenarbeit des Projektteams zu gewährleisten:

• Welche Rollen brauchen wir im Team und wie spielen sie zusammen?
• Wie wird das Team geführt?
• Wie sorgen wir für gute Kommunikation?
• Wie sorgen wir für eine transparente Information und Ablage?
• Wie sorgen wir dafür, dass das Team lernt und sich einzelne Mitglieder persönlich weiterentwickeln können?

Die Zusammenarbeit im Team wird in klassischen Projekten eher von der Projektleitung bestimmt, während in agilen Projekten das Prinzip der Selbstorganisation im Mittelpunkt steht. Interessant ist es auch, sich in der Gestaltung der eigenen Rolle von den Rollen in anderen Ansätzen inspirieren zu lassen. Natürlich kann auch die klassische Projektleitung dem Team so viel Freiheit wie möglich geben und auf diesem Weg optimale Ergebnisse befördern.

Unabhängig von der jeweiligen Schule spielt bei der Ausgestaltung der einzelnen Rollen auch der Reifegrad eines Teams eine wichtige Rolle.

Entscheidungsprozess

Der Entscheidungsprozess sorgt für eine optimale Zusammenarbeit mit Kunden und Auftraggebern und bindet Stakeholder und spätere Nutzer so ein, dass das Projekt nachhaltig erfolgreich wird:

• Wie arbeiten wir mit Auftraggeber/Sponsor zusammen?
• Wie binden wir wichtige Stakeholder ein?
• Wie sorgen wir dafür, dass spätere Nutzer die Ergebnisse umsetzen können?
• Wie sorgen wir dafür, dass mit dem Projekt einhergehende Veränderungen akzeptiert werden (Changemanagement)?

Die Gestaltung des Entscheidungsprozesses wird in agilen Ansätzen meistens in die Hand des Product Owners gelegt, der mit der oben beschriebenen Komplexität oft überfordert ist. Hier sollte immer geprüft werden, ob es nicht effektiver sein kann, klassische Instrumente wie z.B. einen Lenkungsausschuss zu bemühen, der dann wiederum als Multiplikator für die in

einer Organisation notwendigen Veränderungen dienen kann.

Unabhängig vom jeweiligen methodischen Ansatz habe ich erfahren, dass kulturelle Aspekte (wie z.B Wertschätzung und Augenhöhe) für erfolgreiche Projekte viel bedeutender sind, als die Frage „agil oder klassisch?“. Ich werde diese Frage in einem der nächsten Blogs noch genauer beleuchten.

Hybrides Projektmanagement benötigt Metamodell und kulturelle Entwicklung

Am Ende dieser Überlegungen bleibt festzustellen, dass es bei der Wahl des richtigen Ansatzes kein grundsätzliches „richtig“ oder „falsch“ gibt. Ein sinnvoll gestaltetes hybrides Vorgehen entscheidet punktuell und im Kontext des einzelnen Projektes wie einzelne Methoden kombiniert werden können. Dabei sollte beachtet werden, dass Entscheidungen auf einer der vier Prozessebenen immer auch Entscheidungen auf den anderen Prozessebenen nach sich ziehen. So wird es z.B. kaum möglich sein, einen lupenreinen agilen Projektansatz zu fahren und den Product Owner einfach durch einen klassischen Steuerkreis zu ersetzen, der üblicherweise nur alle zwei Monate tagt. 

Um diese Zusammenhänge zu beachten und nicht nur ein beliebiges Stückwerk von methodischen Fragmenten zu verwenden ist aus meiner Sicht ein Metamodell unerlässlich. Jeder geeignete methodische Weg ob agil, klassisch oder hybrid muss jedoch gleichzeitig am Ende mit einer Kultur exzellenter Zusammenarbeit untersetzt werden, die für den Erfolg eines Projektes immer eine entscheidende Rolle spielt.

Neugierig bin ich wie andere erfahrene ProjektmangerInnen die Frage nach dem Metamodell sehen? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Ich bin sehr gespannt auf Feedback zu diesen Ideen und die dazugehörige fachliche Diskussion.